Comment effectuer un signalement?

Toutes les violations du Code d’éthique d’Hitachi Energy ainsi que du Code d’éthique des fournisseurs doivent être signalées, notamment :

• Les problèmes en matière d’éthique et de conformité, l’inconduite, la fraude, la corruption, l’irrégularité des données financières, les « paiements de facilitation », les conflits d’intérêts, les délits d’initié ou le non-respect de la réglementation antitrust, le vol et la malversation.
• La discrimination en milieu de travail, le harcèlement (sexuel), les représailles/mesures de rétorsion, l’usage irrégulier/les mesures disciplinaires.
• Les violations en matière de santé et de sécurité au travail, les menaces et la violence physique, l’abus d’alcool et la consommation de drogues illicites et les questions relatives à l’environnement.

Les employés et les parties prenantes d’Hitachi Energy (ci-après les « personnes qui font le signalement ») doivent signaler les violations présumées ou observées de la loi, du Code d’éthique ou des politiques de l’entreprise.

Comme première étape, et si cela n’a pas d’incidence sur le problème en question, les personnes qui font le signalement peuvent communiquer avec leur supérieur ou un autre service (p. ex. Intégrité, Services juridiques, Ressources humaines) pour une vérification initiale. Les autres violations présumées ou observées de la loi, du Code d’éthique ou des politiques de l’entreprise doivent être signalées par la personne qui fait le signalement initial ou par la direction de son secteur d’activité par voie de l’un des moyens suivants:

• (voie privilégiée)  le portail Web en matière d’éthique et le service téléphonique en matière d’éthique;
• (non privilégiée) les employés peuvent aussi faire part de leurs préoccupations directement au Bureau des enquêtes spéciales, une fonction organisationnelle au sein d’Hitachi Energy, en envoyant un courriel à [email protected]; ou
• (non privilégiée) envoyer l’information par la poste au Bureau des enquêtes spéciales à cette adresse : George Hintzenweg 81 – 3068 AX Rotterdam, Pays-Bas.

De plus, toutes les parties prenantes qui ont une relation d’affaires avec Hitachi Energy peuvent déposer un rapport par l’intermédiaire du portail Web ou du service téléphonique en matière d’éthique indiqués ci-dessus.

Portail Web et service téléphonique en matière d’éthique

Les signalements transmis par l’intermédiaire du portail Web ou du service téléphonique en matière d’éthique sont reçus et traités par un fournisseur de services indépendant que l’on peut joindre en tout temps. Après le dépôt de votre signalement, vous recevrez un numéro d’identification de signalement et un NIP qui vous permettent de suivre la progression de votre signalement sur demande ou par téléphone. Le tiers indépendant fait parvenir le rapport au Bureau des enquêtes spéciales au siège social d’Hitachi Energy.

La service téléphonique en matière d’éthique est accessible pour chaque pays et les numéros à composer sont indiqués sur le site Web du fournisseur de services externe.

Restrictions relatives au signalement pour certains pays de l’UE

Compte tenu des directives de certaines autorités de protection des données européennes, les personnes situées dans 10 pays de l’UE (Belgique; Danemark; France; Allemagne; Grèce; Luxembourg; Pays-Bas; Portugal; Espagne; Suède) ne sont autorisées à faire un signalement qu’à l’égard de sujets admissibles et disposeront d’une liste exhaustive de catégories de signalement acceptées pour le service téléphonique et le portail Web en matière d’éthique.

Au moment de faire un signalement, il faut savoir que l’information fournie ou les allégations formulées pourraient entraîner des décisions touchant des employés d’Hitachi Energy et d’autres tiers en cause. Par conséquent, nous vous demandons de bien vouloir ne fournir que des renseignements exacts à votre connaissance. 

Nous vous demandons de fournir des renseignements aussi détaillés que possible, tous les faits pertinents (dont les dates, ce qui s’est passé, les personnes concernées), les détails et les explications concernant votre signalement, pour que le Bureau des enquêtes spéciales (BES) puisse examiner votre rapport de manière approfondie et équitable. Il ne sera pas possible de justifier la poursuite de l’enquête ou de l’examen pour les signalements peu détaillés ou qui ne peuvent être corroborés.

Hitachi Energy incite fortement les personnes qui font un signalement à fournir leurs coordonnées pour qu’il soit possible de communiquer avec elles tout au long de l’enquête. Si le BES dispose des coordonnées de la personne qui fait le signalement, il pourra communiquer avec elle s’il a besoin d’autres renseignements et de son aide. Cependant, les signalements peuvent être faits de façon anonyme.

Hitachi Energy prendra toutes les mesures raisonnables pour assurer la confidentialité pendant tout le processus de signalement; les personnes produisant un rapport ne doivent pas craindre que leur identité ou le problème soit dévoilé de manière inappropriée ou abusive. Si une plainte est déposée de bonne foi, la personne qui fait le signalement ne sera pas exposée à des sanctions. 

Marche à suivre après le signalement

Tous les rapports sont envoyés au Bureau des enquêtes spéciales (BES) d’Hitachi Energy (OSI), qui relève directement du Chef, Intégrité d’Hitachi Energy. Le Bureau des enquêtes spéciales décidera s’il y a lieu de mener une enquête ou de transmettre le rapport à un autre service aux fins d’enquête, le cas échéant.

Le Bureau des enquêtes spéciales recueillera tous les faits importants et supervisera la gestion des rapports d’intégrité qui sont dirigés vers l’extérieur. Le BES compte des enquêteurs spécialisés dans plusieurs régions.

Tous les signalements font l’objet d’une enquête appropriée et exhaustive.

Hitachi Energy dispose d’un protocole pour l’application de décisions disciplinaires fondées sur les résultats des enquêtes.

Ce qu’il ne faut pas signaler

Les canaux de signalement dont il est question ci-dessus peuvent servir à la résolution de préoccupations en matière d’intégrité. Les griefs d’employés, les plaintes relatives au rendement au travail ainsi que les plaintes liées aux conditions d’emploi doivent être soumis directement par l’intermédiaire des RH et ne constituent pas, de par leur nature, des préoccupations en matière d’intégrité.