Normes et politiques
Pour orienter ses employés et prévenir les problèmes en matière d’intégrité, Hitachi Energy a mis en place un ensemble de règlements internationaux qui contribueront au maintien de sa position d’entreprise de classe mondiale grâce à une politique de tolérance zéro des pratiques illégales ou contraires à l’éthique.
Les règlements de l’entreprise comportent des lignes directrices précises concernant la mise en application du Code d’éthique d’Hitachi Energy dans nos activités quotidiennes. Avec un ensemble de contrôles internes stricts et une image précise de ce que nous attendons de la communauté d’Hitachi Energy, nous souhaitons établir une culture d’intégrité qui se manifeste dans notre comportement.
Un ensemble de contrôles internes stricts
Les règlements d’entreprise d’Hitachi Energy visent à renforcer les points suivants :
- La corruption et le trafic d’influence sont interdits dans toutes les transactions commerciales, que ce soit avec des agents publics ou des partenaires commerciaux du secteur privé. En règle générale, les paiements de facilitation ne sont pas autorisés.
- Une diligence raisonnable fondée sur la substance est obligatoire avant la nomination de représentants d’Hitachi Energy, comme les agents locaux et les distributeurs tiers. Des processus d’approbation centralisés et transparents avec des mesures de contrôle appropriées en matière de rendement sont obligatoires avant que toute rémunération soit versée.
- Les dons (y compris les contributions politiques et caritatives) et les commandites sont exposés à des politiques et à des contrôles internes très précis
- La politique sur les cadeaux, divertissements et dépenses définit les seuils, les processus d’approbation et la documentation afférente, avec des contrôles supplémentaires pour les fonctionnaires.
- Les ententes avec les sous-traitants et les partenaires de consortium sont alignées sur l’engagement d’Hitachi Energy pour l’intégrité dans l’exécution du contrat, y compris le respect des lois contre le trafic d’influence. Les fournisseurs doivent également appliquer des normes d’intégrité satisfaisantes pour Hitachi Energy et accepter de se conformer au Code d’éthique des fournisseurs d’Hitachi Energy.
- Cadeaux, divertissements et dépenses
- Commandites et dons
- Nomination des représentants
La réussite de notre entreprise repose sur la qualité et la fiabilité de nos produits et services. Pour protéger notre réputation, nos clients et nos parties prenantes peuvent être certains que nous n’offrirons ni ne recevrons que des cadeaux commerciaux et des divertissements légitimes et raisonnables.
Nos règlements d’entreprise sur les cadeaux, divertissements et dépenses portent aussi bien sur les biens offerts que sur les biens reçus. En tant qu’entreprise, nous respectons les seuils et processus d’approbation mondiaux et tenons compte des normes locales dans les différentes régions où nous faisons affaire.
Nous reconnaissons également que les clients et les autres entreprises ont souvent leur propre code d’éthique qui doit être respecté et nous nous engageons à ne jamais contraindre quiconque à déroger à ses engagements. Notre processus d’approbation contrôlé et transparent en matière de cadeaux, de divertissements et de dépenses fournit du soutien à nos employés pour qu’ils soient certains de ne pas commettre d’infractions.
De plus, nous avons établi d’autres mesures de contrôle supplémentaires pour les fonctionnaires. Les employés des entreprises gouvernementales sont exposés à ces normes très strictes.
Pour déterminer si des cadeaux, des divertissements ou des dépenses sont appropriés, chaque employé doit tenir compte des critères suivants :
- Bonne raison : le cadeau ou le divertissement doit être offert comme marque d’appréciation, d’amitié ou d’hospitalité ou exigé par contrat et faits de bonne foi;
- Sans obligation : le destinataire n’est sous aucune obligation par suite du cadeau, du divertissement ou du remboursement des dépenses;
- Sans attente : le donateur ou un associé du donateur n’a aucune attente par rapport à une telle transaction ou n’y accorde pas plus d’importance que le destinataire;
- Fait ouvertement : si le cadeau est fait secrètement, alors le but sera suspect;
- Aucune utilisation abusive des dépenses : le paiement ou le remboursement des dépenses ne doit pas servir à cacher des cadeaux ou des divertissements inappropriés;
- Approprié : la nature du cadeau, du divertissement ou de la dépense est appropriée et conforme aux pratiques générales de l’entreprise ainsi qu’aux normes culturelles et éthiques locales;
- Conformité à la loi : le cadeau est conforme aux lois du pays où il est fait ainsi qu’à toutes les autres lois applicables;
- Conformité aux règles du destinataire : le cadeau, le divertissement ou le remboursement des dépenses est conforme aux règles ou au code d’éthique de l’entreprise ou de l’organisation qui emploie le destinataire;
- Peu fréquent : le donateur et le destinataire ne s’échangent pas régulièrement de tels cadeaux;
- Pas d’argent comptant : le cadeau ne doit pas être sous forme d’espèces ou de prêt, ni de chèque ou de bon de magasinage, de cartes-cadeaux, de coupons ou d’équivalent en espèces;
- Aucun conflit d’intérêts : toute situation de conflit d’intérêts lors de l’offre ou de la réception de cadeaux, de divertissements ou de dépenses doit être évitée;
- Santé et sécurité : au moment de l’acceptation ou de la proposition de divertissements, tenez toujours compte des aspects de santé et de sécurité;
- Documentation : le cadeau, divertissement ou remboursement des dépenses doit être documenté de manière complète et exacte au Bureau de la conformité, dans les livres et registres et dans tout autre système ou outil.