Standards und Richtlinien
Um unsere Mitarbeiter anzuleiten und Integritätsbedenken vorzubeugen, hat Hitachi Energy eine Reihe globaler Vorschriften entwickelt, die unsere Position als Weltklasse-Unternehmen mit Nulltoleranz für illegales oder unethisches Verhalten aufrechterhalten sollen.
Die Unternehmensvorschriften bieten spezifische Richtlinien für die praktische Anwendung des Verhaltenskodex von Hitachi Energy bei unseren täglichen Aktivitäten. Mit strengen internen Kontrollen und einer klaren Vorstellung davon, was von der Gemeinschaft von Hitachi Energy erwartet wird, sind wir bestrebt, eine Kultur der Integrität zu schaffen, die sich in unserem Verhalten widerspiegelt.
Strenge interne Kontrollen
Die Unternehmensvorschriften von Hitachi Energy stärken die folgenden Bereiche:
- Bestechung und Korruption sind in allen Geschäftsbeziehungen verboten, ob mit Amtsträgern oder Geschäftspartnern aus der Privatwirtschaft. Grundsätzlich sind Schmiergeldzahlungen nicht zulässig.
- Vor der Ernennung eines Beauftragten von Hitachi Energy, z. B. eines lokalen Vertreters oder Händlers, ist eine sorgfältige Prüfung der Sachlage erforderlich. Zentralisierte und transparente Genehmigungsverfahren mit angemessenen Leistungskontrollen sind vor jeder Vergütungszahlung obligatorisch.
- Spenden (einschließlich politische und wohltätige Spenden) und Sponsoring unterliegen einer eingehenden internen Richtlinie und Kontrolle.
- Die Richtlinie für Geschenke, Bewirtung und Spesen legt Schwellenwerte, Genehmigungsverfahren und deren Dokumentation fest und sieht zusätzliche Kontrollen für öffentliche Bedienstete vor.
- Vereinbarungen mit Unterauftragnehmern und Konsortialpartnern sind auf die Verpflichtung von Hitachi Energy zur Integrität bei der Vertragserfüllung abgestimmt, einschließlich der Verpflichtung, nicht gegen Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung zu verstoßen. Lieferanten müssen außerdem Integritätsstandards einhalten, die für Hitachi Energy zufriedenstellend sind, und dem Verhaltenskodex von Hitachi Energy für Lieferanten zustimmen.
- Geschenke, Bewirtung und Spesen
- Sponsoring und Spenden
- Benennung von Vertretern
Unser Erfolg als Unternehmen basiert auf der Qualität und Zuverlässigkeit unserer Produkte und Dienstleistungen. Um unseren Ruf zu schützen, können unsere Kunden und Stakeholder darauf vertrauen, dass wir nur legitime und angemessene Werbegeschenke und Bewirtungsleistungen gewähren oder annehmen.
Unsere Unternehmensvorschriften für Geschenke, Bewirtung und Spesen regeln die Vergabe und Annahme von Geschenken. Als Unternehmen respektieren wir globale Schwellenwerte und Genehmigungsverfahren, wobei wir die lokalen Standards in den verschiedenen Regionen, in denen wir tätig sind, berücksichtigen.
Wir sind uns auch bewusst, dass andere Unternehmen und Kunden oft ihren eigenen Verhaltenskodex haben, an den sie sich halten müssen, und wir verpflichten uns, niemanden in die Lage zu versetzen, seine Verpflichtungen zu verletzen. Unser kontrolliertes und transparentes Genehmigungsverfahren für Geschenke, Bewirtung und Spesen dient dazu, unsere Mitarbeiter zu unterstützen, damit sie sich sicher sein können, dass sie keine Grenzen überschreiten.
Ferner wurden zusätzliche Kontrollen für öffentliche Bedienstete entwickelt. Für Mitarbeiter von Unternehmen, die Eigentum der Regierung sind oder von ihr kontrolliert werden, gelten diese strengeren Standards.
Um zu bestimmen, ob Geschenke, Bewirtungen oder Aufwendungen angemessen sind, sollte jeder Mitarbeiter die folgenden Kriterien berücksichtigen:
- Aus dem richtigen Grund: Geschenke, Bewirtungen oder Aufwendungen sollten ein Akt der Wertschätzung, der Freundschaft, der Gastfreundschaft oder vertraglich vereinbart sein und in gutem Glauben erfolgen;
- Keine Verpflichtung: Geschenke, Bewirtungen oder Aufwendungen sind für den Empfänger mit keinerlei Verpflichtungen verbunden;
- Keine Erwartungen: Es werden keine Erwartungen beim Geber oder einem Mitarbeiter des Gebers geweckt, und der Geber misst einer solchen Transaktion auch keine höhere Bedeutung bei als der Empfänger;
- Offen machen: Bei einer heimlichen Übergabe ist der Zweck verdächtig;
- Kein Missbrauch von Aufwendungen: Zahlungen oder Erstattungen von Auslagen dürfen nicht dazu missbraucht werden, unangemessene Geschenke oder Bewirtungen zu verbergen;
- Angemessen: Die Art des Geschenks, der Bewirtung oder der Aufwendungen ist angemessen und entspricht sowohl den allgemeinen Geschäftspraktiken als auch den lokalen kulturellen und ethischen Standards;
- Rechtmäßigkeit: Sie entsprechen den Gesetzen des Landes, in dem sie vorgenommen werden, und allen anderen geltenden Gesetzen;
- Entspricht den Regeln des Empfängers: Geschenke, Bewirtungen oder Aufwendungen entsprechen den Regeln oder dem Verhaltenskodex des Unternehmens oder der Organisation, bei der die begünstigte Person beschäftigt ist;
- Unregelmäßig: Das Geben oder Entgegennehmen ist kein regelmäßiger Vorgang zwischen dem Geber und dem Empfänger;
- Kein Bargeld: Ein Geschenk darf nicht in Form von Bargeld oder Darlehen, Schecks oder Einkaufsgutscheinen, Geschenkkarten, Gutscheinen oder Bargeldäquivalenten ausgegeben werden;
- Kein Interessenkonflikt: Vermeiden Sie jeglichen Interessenkonflikt, wenn Sie Geschenke, Bewirtung oder Aufwendungen überreichen oder annehmen;
- Gesundheit und Sicherheit: Berücksichtigen Sie bei der Annahme oder Einladung von Unterhaltungsveranstaltungen stets die Aspekte der Gesundheit und Sicherheit;
- Dokumentation: Die GEE muss vollständig und genau im GEE Compliance Desktop, in Büchern und Aufzeichnungen sowie in allen anderen Systemen oder Tools dokumentiert werden.