Hur rapporterar jag?

Alla överträdelser av Hitachi Energys uppförandekod och leverantörens uppförandekod ska rapporteras, inklusive men inte begränsat till:

• Etik- och efterlevnadsfrågor, tjänstefel, bedrägeri, korruption, brott mot ekonomiska register, underlättande betalningar, intressekonflikter, insiderhandel eller antitrustbestämmelser, stöld, förskingring.
• Diskriminering på arbetsplatsen, (sexuella) trakasserier, repressalier/vedergällning, olämplig anställning/disciplinära åtgärder.
• Överträdelser av hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, hot och fysiskt våld, alkohol- och drogmissbruk samt miljöproblem.

Hitachi Energys anställda och intressenter (hädanefter ”rapporterare”) ska rapportera misstänkta eller observerade överträdelser av lagen, uppförandekod eller företagets policyer.

Som ett första steg, och om det inte skadar ärendet, kan rapporterare kontakta sin direkta ledning eller sina funktioner (t.ex. integritet, juridik, HR) för en första kontroll. Återstående misstänkta eller observerade brott mot lagen, uppförandekoden eller företagets policyer ska rapporteras av den första rapportören eller deras företagsledning via en av följande kanaler:

• (föredras) etikwebbportalen och etiklinjen
• (föredras inte) alternativt kan anställda också rapportera sina problem direkt till kontoret för särskilda utredningar, som är en företagsfunktion inom Hitachi Energy via e-postadressen [email protected], eller
• (föredras inte) skicka korrespondens per post till kontoret för särskilda utredningar: George Hintzenweg 81 – 3068 AX Rotterdam, Nederländerna.

Dessutom kan alla intressenter som har en affärsrelation med Hitachi Energy lämna in en rapport genom att använda Hitachi Energys etikwebbportal och etiklinje som beskrivs ovan.

Etikwebbportalen och etiklinjen

Rapporter via etiklinjen och etikwebbportalen tas emot och behandlas av en oberoende tjänsteleverantör, och den här leverantören är tillgänglig dygnet runt 7 dagar i veckan. Efter avslutad rapportering får du ett rapport-ID-nummer och PIN-kod så att du kan följa förloppet för din rapport online eller per telefon. Den oberoende tredje parten vidarebefordrar rapporten till kontoret för särskilda utredningar inom Hitachi Energys huvudkontor.

Etiklinjen är tillgänglig i alla länder och numren till direktlinjen finns tillgängliga på den externa tjänsteleverantörens webbplats.

Begränsningar i rapporteringen för vissa EU-länder

På grund av anvisningar från vissa europeiska dataskyddsmyndigheter kommer rapporterare som är baserade i tio EU-länder (Belgien, Danmark, Frankrike, Tyskland, Grekland, Luxemburg, Nederländerna, Portugal, Spanien, Sverige) endast att tillåtas rapportera om tillåtna ämnesområden och ha en uttömmande lista över rapporterbara kategorier tillgängliga för dem på etiklinjen och etikwebbportalen.

När du lämnar in din rapport ska du vara medveten om att den information du tillhandahåller eller de anklagelser du gör kan leda till beslut som påverkar anställda hos Hitachi Energy och andra tredje parter som är involverade i ärendet. Vi ber dig därför att endast ge oss korrekt information så sanningsenligt du kan. 

Vi ber dig också att ge så detaljerad information som möjligt, alla relevanta fakta (inklusive datum, vad som hände, vem som är inblandad), detaljer och förklaringar i förhållande till din rapport så att kontoret för specialutredningar (Office of Special Investigations, OSI) kan undersöka din rapport rättvist och grundligt. Rapporter som saknar detaljer eller som inte kan styrkas kräver ytterligare utredning eller granskning.

Hitachi Energy uppmuntrar starkt rapporterare att tillhandahålla sina kontaktuppgifter så att en kontakt kan upprätthållas under hela utredningen. Att ha rapporterarens kontaktuppgifter gynnar också utredningen om OSI kräver ytterligare information och hjälp från dig. Men det går att rapportera anonymt.

Hitachi Energy kommer att vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa sekretess under hela rapporteringsprocessen, så personer som lämnar in rapporter ska inte vara rädda för att deras identitet eller problem avslöjas eller missbrukas på ett otillbörligt sätt. Klagomål som görs i god tro leder inte till att rapporteraren utsätts för sanktioner. 

Nästa steg efter rapportering

Alla rapporter kommer till Hitachi Energys kontor för särskilda utredningar (Office of Special Investigations, OSI), som rapporterar direkt till Hitachi Energys integritetschef. OSI kommer att besluta om att genomföra utredningen eller hänvisa rapporten till en annan funktion för att undersöka, om så är lämpligt.

Kontoret för särskilda utredningar samlar in alla relevanta fakta och övervakar hanteringen av eventuella integritetsrapporter som det hänvisas till. OSI har utsett utredare som arbetar i flera regioner.

Alla rapporter är föremål för lämplig utredning och avslutas helt.

Hitachi Energy har ett protokoll för att implementera disciplinära beslut baserat på utredningsresultat.

Vad du inte ska rapportera

Rapporteringskanalerna som beskrivs ovan är tillgängliga för integritetsproblem. Enskilda anställdas klagomål avseende arbetsprestation och klagomål relaterade till anställningsvillkor ska kanaliseras direkt via HR-funktionen och anses inte vara integritetsproblem i sig.