Cosa si può segnalare?
Tutte le violazioni del Codice etico e di condotta aziendale del Gruppo Hitachi e del Codice di condotta dei fornitori devono essere segnalate, comprese, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le seguenti:
- Problemi di etica e conformità, cattiva condotta, frode, corruzione, violazione dei registri finanziari, pagamenti agevolanti, conflitti di interesse, insider trading o normative antitrust, furto, appropriazione indebita.
- Discriminazione sul luogo di lavoro, molestie (sessuali), ritorsioni/vendette, impiego irregolare e azioni disciplinari.
- Violazioni in materia di salute e sicurezza sul posto di lavoro, minacce e violenza fisica, abuso di alcol e di sostanze e questioni ambientali.
I dipendenti e le parti interessate di Hitachi Energy (di seguito "Segnalatori") devono segnalare le violazioni sospette o osservate della legge, del CdC o delle politiche aziendali.
Come primo passo, e se non interferisce con la questione in oggetto, i segnalatori possono contattare il responsabile diretto o i rispettivi dipartimenti interni (ad es. integrità, ufficio legale, risorse umane) per una prima verifica. Le restanti violazioni sospette o osservate della legge, del Codice etico e di condotta aziendale di Hitachi o delle politiche aziendali devono essere segnalate dal segnalatore iniziale o dalla sua direzione aziendale attraverso uno dei canali seguenti:
- (preferibile) Ethics Point- Hitachi Global (portale web) and EthicsPoint- Hitachi Global (linea diretta). Verrai indirizzato al sito del Gruppo Hitachi. Scegli “Hitachi Energy” quando ti viene posta la domanda (dall’operatore o nel modulo online)
- (non preferibile) in alternativa i dipendenti possono segnalare le proprie preoccupazioni direttamente all’Ufficio Indagini Speciali, reparto aziendale di Hitachi Energy, tramite la casella di posta elettronica [email protected]; o
- (non preferibile) inviare la comunicazione per posta all’Ufficio Indagini Speciali: George Hintzenweg 81 - 3068 AX Rotterdam, Paesi Bassi.
Inoltre tutte le parti interessate che hanno un rapporto commerciale con Hitachi Energy possono presentare una segnalazione utilizzando lo stesso Portale web per l’etica di Hitachi Energy o la Linea diretta per l’etica, come descritto sopra.
Il Portale web per l’etica e la Linea diretta per l’etica
Le segnalazioni tramite la Linea diretta per l’etica e il Portale web per l’etica vengono ricevute ed elaborate da un fornitore di servizi indipendente, che è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Al termine della segnalazione l’utente riceverà un numero di identificazione della segnalazione e un PIN che gli consentiranno di seguire l’andamento della segnalazione online o per telefono. La terza parte indipendente inoltra quindi la segnalazione all’Ufficio Indagini Speciali all’interno della sede centrale di Hitachi Energy.
La Linea diretta per l’etica è disponibile per ogni Paese e i numeri sono riportati sul sito web del fornitore esterno di servizi.
Limitazioni alle segnalazioni per alcuni Paesi dell’UE
In conformità con le direttive di alcune Autorità europee per la protezione dei dati i segnalatori con sede in 10 Paesi dell’UE (Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Grecia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Portogallo, Spagna, Svezia) potranno effettuare segnalazioni solo su argomenti consentiti e avranno a disposizione un elenco esaustivo di categorie segnalabili sulla Linea diretta per l’etica e sul Portale web per l’etica.
Che tipo di informazioni devo fornire?
Quando presenti una segnalazione, devi essere consapevole che le informazioni che fornisci o le accuse che sollevi potrebbero portare a decisioni che hanno ripercussioni sui dipendenti di Hitachi Energy e su altre terze parti coinvolte nella questione. Ti chiediamo pertanto di fornirci solo informazioni accurate e al meglio delle tue conoscenze.
È necessario fornire informazioni il più possibile dettagliate, tutti i fatti rilevanti (comprese le date, ciò che è accaduto, chi è coinvolto), i dettagli e le spiegazioni relative alla segnalazione, in modo che l’Ufficio Indagini Speciali (OSI, Office of Special Investigations) possa indagare in maniera imparziale e rigorosa. Le segnalazioni che mancano di dettagli o che non possono essere comprovate non saranno ritenute meritevoli di indagini o verifiche ulteriori.
Hitachi Energy incoraggia vivamente i segnalatori a fornire i propri recapiti in modo da poter mantenere i contatti per tutta la durata dell’indagine. Disporre dei recapiti del segnalatore è utile anche per l’indagine, nel caso in cui l’OSI necessiti di ulteriori informazioni e assistenza da parte di chi segnala. Tuttavia le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima.
Hitachi Energy adotterà tutte le misure adeguate per garantire la riservatezza durante l’intero processo di segnalazione, pertanto le persone che presentano le segnalazioni non devono temere che la propria identità o il proprio caso possano essere divulgati o sfruttati impropriamente. I reclami presentati in buona fede non esporranno a sanzioni alcun segnalatore.
Fasi successive alla segnalazione
Tutte le segnalazioni arrivano all’Ufficio Indagini Speciali (OSI, Office of Special Investigations) di Hitachi Energy, che riferisce direttamente all’Head of Integrity di Hitachi Energy. L’OSI decide se condurre l’indagine o, se appropriato, affidarla a un altro reparto.
L’Ufficio Indagini Speciali si occupa di raccogliere tutte le informazioni rilevanti e di supervisionare la gestione delle segnalazioni di integrità che vengono inviate. L’OSI si avvale di investigatori dedicati che operano in più regioni.
Tutte le segnalazioni sono sottoposte a un’indagine appropriata e vengono portate a completa conclusione.
Hitachi Energy dispone di un protocollo per l’attuazione di decisioni disciplinari basate sui risultati delle indagini.
Cosa non segnalare
I canali di segnalazione sopra descritti sono riservati alle segnalazioni riguardanti i problemi di integrità. I reclami dei singoli dipendenti relativi alle prestazioni lavorative e i reclami relativi ai termini e alle condizioni di impiego devono essere inoltrati direttamente all’ufficio delle risorse umane e non sono considerati, per loro natura, problemi di integrità.