O que pode ser denunciado?
Todas as violações do Código de Ética e de Conduta Comercial e do Código de Conduta de Fornecedores do Grupo Hitachi serão denunciadas, inclusive, entre outras:
- Questões de ética e conformidade, má conduta, fraude, corrupção, violação de demonstrativos financeiros, pagamentos de facilitação, conflitos de interesses, regulamentações de informações privilegiadas ou antitruste, roubo, apropriação indébita.
- Discriminação no local de trabalho, assédio (sexual), retaliação/retribuição, emprego impróprio/medidas disciplinares.
- Violações de saúde e segurança no local de trabalho, ameaças e violência física, abuso de álcool e substâncias e questões ambientais.
Os funcionários e as partes interessadas da Hitachi Energy (doravante, “Denunciantes”) devem denunciar suspeitas ou confirmações de violações da lei, do Código de Conduta ou das políticas da empresa.
Como primeiro passo, e se não prejudicar o objeto em questão, os denunciantes podem entrar em contato com a gerência ou funções diretas (p. ex., Integridade, Jurídico, RH) para uma verificação inicial. Outras suspeitas ou confirmações de violações da lei, do Código de Ética e Conduta Comercial da Hitachi ou das políticas da empresa devem ser denunciadas pelo denunciante inicial ou respectiva gerência de negócios por meio de um dos seguintes canais:
- (preferencial) o Ethics Point - Hitachi Global (Portal da web) e EthicsPoint - Hitachi Global (Linha Direta). Você será conduzido ao site do Grupo Hitachi. Escolha “Hitachi Energy” quando a pergunta for feita (pelo operador ou no formulário on-line)
- (não preferencial) como alternativa, os funcionários também podem denunciar suas questões diretamente ao Escritório de Investigações Especiais, que é uma função corporativa da Hitachi Energy, pelo e-mail [email protected]; ou
- (não preferencial) enviar correspondência por correio para o Escritório de Investigações Especiais: George Hintzenweg 81 - 3068 AX Roterdã, Países Baixos.
Além disso, todas as partes interessadas que tenham um relacionamento comercial com a Hitachi Energy podem registrar uma denúncia usando o mesmo Portal de Ética via Internet da Hitachi Energy ou pela Linha Direta de Ética, conforme descrito acima.
Portal de Ética via Internet e Linha Direta de Ética
As denúncias feitas por meio da Linha Direta de Ética e do Portal de Ética via Internet são recebidas e processadas por um prestador de serviços independente, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Ao final da denúncia, você receberá um número de identificação da denúncia e uma senha para que possa acompanhar o desenrolar da denúncia on-line ou por telefone. O prestador de serviços independente encaminha a denúncia para o Escritório de Investigações Especiais na sede da Hitachi Energy.
A Linha Direta de Ética está disponível para cada país. Os números da linha direta estão disponíveis no site do provedor de serviços externo.
Limitações referentes a denúncias em alguns países da UE
Por orientação de certas autoridades europeias de proteção de dados, denunciantes localizados em 10 países da UE (Bélgica; Dinamarca; França; Alemanha; Grécia; Luxemburgo; Holanda; Portugal; Espanha; Suécia) poderão denunciar apenas assuntos permitidos e, na Linha Direta de Ética e no Portal de Ética via Internet, dispõem de uma lista completa de categorias denunciáveis.
Que tipo de informação preciso fornecer?
Ao fazer uma denúncia, saiba que as informações que fornecer ou as alegações que fizer podem resultar em decisões que afetam os funcionários da Hitachi Energy e outros terceiros envolvidos na questão. Portanto, pedimos que nos forneça apenas informações precisas, salvo melhor juízo.
Pedimos que forneça o máximo possível de informações detalhadas, todos os fatos relevantes (inclusive datas, o que aconteceu, quem está envolvido), detalhes e explicações em relação à denúncia, para que o Escritório de Investigações Especiais possa investigar a denúncia de maneira justa e minuciosa. Denúncias que não têm detalhes ou não podem ser fundamentadas não justificarão investigação nem revisão adicional.
A Hitachi Energy incentiva enfaticamente os denunciantes a fornecer seus dados de contato para que se possa manter contato durante toda a investigação. A posse dos dados de contato do denunciante beneficia também a investigação caso o Escritório de Investigações Especiais necessite de mais informações e assistência. No entanto, as denúncias podem ser feitas anonimamente.
A Hitachi Energy tomará todas as medidas necessárias para garantir a confidencialidade durante todo o processo de denúncia, de modo que as pessoas que fizerem denúncias não precisem temer que sua identidade ou questão seja divulgada indevidamente ou usada indevidamente. Reclamações feitas de boa-fé não exporão nenhum denunciante a sanções.
Próximos passos após a denúncia
Todas as denúncias chegam ao Escritório de Investigações Especiais da Hitachi Energy, que se reporta diretamente ao Head of Integrity da Hitachi Energy. O Escritório de Investigações Especiais decidirá entre realizar a investigação ou encaminhar a denúncia para outra função investigá-la, se apropriado.
O escritório de Investigações Especiais colherá todos os fatos relevantes e supervisionará o controle de quaisquer denúncias de integridade que sejam encaminhadas para fora. O Escritório de Investigações Especiais conta com investigadores especializados que atuam em várias regiões.
Todas as denúncias estão sujeitas a investigação apropriada e serão encerradas por completo.
A Hitachi Energy tem um protocolo para implementar decisões disciplinares com base em resultados investigativos.
O que não denunciar
Os canais de denúncia descritos acima estão disponíveis para questões de integridade. Queixas/reclamações individuais de funcionários relacionadas ao desempenho no trabalho e reclamações relacionadas aos termos e condições de emprego devem ser canalizadas diretamente pela função de RH e, por natureza, não são consideradas questões de integridade.