¿Qué se puede denunciar?
Todas las infracciones del Código de conducta y del Código de conducta para proveedores de Hitachi Energy deben denunciarse, incluidas, entre otras:
- Problemas de ética y cumplimiento, conducta indebida, fraude, corrupción, infracción de registros financieros, pagos de facilitación, conflictos de intereses, uso indebido de información privilegiada o normativas antimonopolio, robo, malversación.
- Discriminación en el lugar de trabajo, acoso (sexual), represalias/venganza, empleo inadecuado/acciones disciplinarias.
- Infracciones de salud y seguridad en el lugar de trabajo, amenazas y violencia física, abuso de alcohol y sustancias, y problemas medioambientales.
Los empleados y las partes interesadas de Hitachi Energy (en adelante, los “Denunciantes”) deben denunciar si sospechan o son testigos de infracciones de la ley, el Código de conducta o las políticas de la empresa.
Como primer paso, y si no es perjudicial para el asunto en cuestión, los denunciantes pueden ponerse en contacto con su gerencia o funciones directas (p. ej., integridad, asuntos legales o RR. HH.) para una comprobación inicial. Las demás sospechas u observaciones de infracción de las leyes, el Código de conducta o las políticas de la compañía deben ser denunciadas por el denunciante inicial o la gerencia de su empresa a través de uno de los siguientes canales:
- (Preferido) El Portal web de ética y la Línea directa de ética
- (No preferido) Como alternativa, los empleados también pueden informar de sus inquietudes directamente a la Oficina de Investigaciones Especiales, que es una función corporativa dentro de Hitachi Energy a través del buzón de correo [email protected]
- (No preferido) Correspondencia por correo postal a la Oficina de Investigaciones Especiales: George Hintzenweg 81 - 3068 AX Rotterdam, Países Bajos.
Además, todas las partes interesadas que tengan una relación comercial con Hitachi Energy pueden presentar una denuncia utilizando el mismo Portal web de ética o la Línea directa de ética de Hitachi Energy como se describió anteriormente.
El Portal web de ética y la Línea directa de ética
Las denuncias que se presenten a través de la Línea directa de ética y el Portal web de ética son recibidas y procesadas por un proveedor de servicios independiente que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Al final de su informe, le darán un número de identificación de denuncia y un PIN para que pueda seguir el progreso de su denuncia en línea o por teléfono. El tercero independiente reenvía el informe a la Oficina de Investigaciones Especiales de la sede central de Hitachi Energy.
Limitaciones en la presentación de denuncias para algunos países de la UE
Debido a las instrucciones de ciertas autoridades europeas de protección de datos, los denunciantes situados en 10 países de la UE (Bélgica, Dinamarca, Francia, Alemania, Grecia, Luxemburgo, Países Bajos, Portugal, España y Suecia) podrán denunciar solamente sobre asuntos permisibles y tendrán una lista exhaustiva de categorías notificables a su disposición en la Línea directa de ética y el Portal web de ética.
¿Qué tipo de información debo dar?
Al presentar una denuncia, tenga en cuenta que la información que dé o las alegaciones que haga podrían dar lugar a decisiones que afecten a empleados de Hitachi Energy y otros terceros implicados en el asunto. Por lo tanto, le rogamos que nos proporcione información precisa a su leal saber y entender.
Le pedimos que dé la información más detallada posible, todos los hechos relevantes (incluidas las fechas, lo que sucedió, quién está involucrado), detalles y explicaciones en relación con su denuncia para que la Oficina de Investigaciones Especiales (OSI) pueda investigar su denuncia de forma justa y exhaustiva. Los informes que carezcan de detalles o no puedan corroborarse no justificarán que se prosiga con la investigación o revisión.
Hitachi Energy recomienda encarecidamente a los denunciantes que proporcionen sus datos de contacto para que se pueda mantener el contacto durante toda la investigación. Tener los datos de contacto del denunciante también beneficia la investigación en caso de que la OSI necesite más información y asistencia de su parte. Sin embargo, las denuncias se pueden presentar de forma anónima.
Hitachi Energy tomará todas las medidas razonables para garantizar la confidencialidad durante todo el proceso de denuncia, de modo que las personas que presenten denuncias no teman que su identidad o problema se revele de forma indebida o se trate injustamente. Las quejas presentadas de buena fe no expondrán a ningún denunciante a sanciones.
Los pasos posteriores a la denuncia
Todas las denuncias llegan a la Oficina de Investigaciones Especiales (OSI) de Hitachi Energy, que depende directamente del Director de Integridad de Hitachi Energy. La OSI decidirá llevar a cabo la investigación o remitir la denuncia a otra función para que la investigue, si procede.
La Oficina de Investigaciones Especiales recopilará todos los hechos relevantes y supervisará la gestión de cualquier denuncia de integridad que se derive. La OSI cuenta con investigadores dedicados que trabajan en diversas regiones.
Todas las denuncias están sujetas a la investigación correspondiente y todas son llevadas hasta su cierre.
Hitachi Energy tiene un protocolo para implementar acciones disciplinarias basadas en los resultados de la investigación.
Qué no denunciar
Los canales de denuncia mencionados anteriormente están disponibles para las cuestiones referidas a la integridad. Las quejas individuales de los empleados relacionadas con el rendimiento laboral y las quejas relacionadas con los términos y las condiciones de empleo deben canalizarse directamente a través de la función de RR. HH. y no se consideran cuestiones de integridad por naturaleza.