Norme e politiche
Per guidare i nostri dipendenti ed evitare problemi di integrità, Hitachi Energy ha elaborato una serie di normative globali mirate a mantenere la nostra posizione di azienda di livello mondiale senza alcuna tolleranza per comportamenti illeciti o non etici.
Le normative aziendali forniscono linee guida specifiche per l’applicazione pratica del Codice di condotta di Hitachi Energy nelle attività quotidiane. Attraverso una nutrita serie di controlli interni e un quadro chiaro di ciò che ci si aspetta dalla comunità Hitachi Energy, ci impegniamo di creare una cultura di integrità che si rifletta nei comportamenti.
Una nutrita serie di controlli interni
Le normative aziendali di Hitachi Energy rafforzano quanto segue:
- Corruzione e concussione sono vietate in tutti i rapporti commerciali, sia con funzionari pubblici sia con partner commerciali del settore privato. Di norma non sono consentiti i pagamenti agevolanti.
- È imperativa una verifica sostanziale approfondita prima della nomina dei rappresentanti di Hitachi Energy, come agenti e distributori locali terzi. I processi di approvazione centralizzati e trasparenti con controlli appropriati delle prestazioni sono obbligatori prima di pagare qualsiasi retribuzione.
- Le donazioni (compresi i contributi politici e di beneficenza) e le sponsorizzazioni sono soggette a politiche e controlli interni minuziosi
- La politiche su regali, intrattenimenti e spese definisce i limiti, i processi di approvazione e la relativa documentazione, con controlli aggiuntivi per i funzionari pubblici.
- Gli accordi con subappaltatori e partner di consorzi sono in linea con l’impegno di Hitachi Energy per l’integrità nell’esecuzione del contratto, compresi gli impegni a non violare le leggi anticorruzione. Anche i fornitori sono tenuti a rispettare standard di integrità ritenuti soddisfacenti da Hitachi Energy e ad accettare il Codice di condotta per i fornitori di Hitachi Energy.
- Regali, intrattenimenti e spese
- Sponsorizzazioni e donazioni
- Scelta dei rappresentanti
Il nostro successo come azienda si basa sulla qualità e sull’affidabilità dei nostri prodotti e servizi. A salvaguardia della nostra reputazione garantiamo a clienti e parti interessate che offriamo e accettiamo solo regali e intrattenimenti aziendali legittimi e ragionevoli.
La nostra normativa aziendale su regali, intrattenimenti e spese riguarda sia l’offerta sia la ricezione. Come azienda, rispettiamo i limiti e i processi di approvazione globali, tenendo conto degli standard locali delle varie regioni in cui operiamo.
Siamo consapevoli che anche altre aziende e clienti spesso hanno un proprio codice di condotta da rispettare e ci impegniamo a non spingere mai nessuno a violare i propri impegni. Il nostro processo di approvazione controllato e trasparente per regali, intrattenimenti e spese aiuta i dipendenti a non superare i limiti.
Inoltre sono stati sviluppati controlli aggiuntivi per i funzionari pubblici. I dipendenti di società controllate o di proprietà del governo sono soggetti a questi standard più rigorosi.
Al fine di determinare se regali, intrattenimenti o spese sono appropriati, ogni dipendente deve applicare i criteri seguenti:
- Per il motivo giusto: regali, intrattenimenti o spese devono essere offerti come atto di apprezzamento, amicizia, ospitalità o imposti per contratto e fatti in buona fede;
- Nessun obbligo: regali, intrattenimenti o spese non impongono alcun obbligo al destinatario;
- Nessuna aspettativa: il donatore o un suo collaboratore non ha delle aspettative ovvero hanno una rilevanza maggiore per il donatore rispetto a quella che il destinatario attribuirebbe a tale transazione;
- Fatti apertamente: se fatti in segreto, la finalità diviene sospetta;
- Nessun uso improprio delle spese: il pagamento o il rimborso delle spese non deve essere utilizzato in modo improprio per nascondere regali o intrattenimenti inappropriati;
- Appropriati: la natura dei regali, intrattenimenti o spese è appropriata ed è in linea sia con le pratiche commerciali generali sia con gli standard culturali ed etici locali;
- Legalità: sono conformi alle leggi del Paese in cui vengono offerti e a tutte le altre leggi applicabili;
- In ottemperanza con le regole del destinatario: regali, intrattenimenti o spese rispettano le regole o il codice di condotta dell’azienda o dell’organizzazione in cui è impiegato il destinatario;
- Non frequenti: dare e ricevere non sono azioni che avvengono regolarmente tra il donatore e il destinatario;
- Niente contanti: i regali non devono avvenire sotto forma di denaro contante o prestito, né di assegno o voucher d’acquisto, carte regalo, coupon o equivalente in contanti;
- Nessun conflitto di interessi: evitare situazioni di conflitto di interessi quando si offrono o si ricevono regali, intrattenimenti o spese;
- Salute e sicurezza: quando si accetta o si invita a un intrattenimento, considerare sempre gli aspetti di salute e sicurezza;
- Documentazione: la GEE deve essere documentata in modo completo e accurato nel Compliance Desktop GEE, nei libri e registri e in altri eventuali sistemi o strumenti.