通報できるのはどんなことですか？
日立エナジー行動規範およびサプライヤー行動規範への違反は、以下を含むがこれに限定されず、すべて通報されるものとします。
- 倫理およびコンプライアンスの問題、不正行為、詐欺、腐敗、財務記録違反、円滑化のための支払い、利益相反、インサイダー取引または反トラスト規制、窃盗、横領。
- 職場内差別、（性的）ハラスメント、報復/復讐、不適切な雇用/懲戒処分。
- 職場の健康と安全に関する違反、脅迫と身体的暴力、アルコールと薬物の乱用、環境問題。
日立エナジーの従業員および利害関係者（以下、「通報者」）は、法律、行動規範、または会社の方針に対する違反の疑いまたは違反行為を目撃した場合、通報する必要があります。
最初のステップとして、また目下の問題に害が及ばない場合、通報者は直属の経営陣または部門（例：インテグリティ、法務、人事）に連絡して、初期的な確認を求めることができます。法律、行動規範、または会社の方針に対する違反の疑いまたは違反が観察された場合は、最初の通報者またはその事業管理者が、以下のいずれかの方法で通報する必要があります。
- （推奨） 倫理ウェブポータルおよび倫理ホットライン
- （不推奨）別の方法として、従業員は、メールボックス[email protected]経由で日立エナジーのコーポレート部門である特別調査室に直接懸念を通報することができます。
- （不推奨）あるいは特別調査室に郵便で連絡することも可能です。George Hintzenweg 81 - 3068 AX Rotterdam, The Netherlands
さらに、日立エナジーと取引関係にあるすべての利害関係者は、上記の日立エナジー倫理ウェブポータルまたは倫理ホットラインを使用して通報を行うことができます。
倫理ウェブポータルおよび倫理ホットライン
倫理ホットラインおよび倫理ウェブポータルを介した通報は、独立サービスプロバイダーが受領・処理し、24時間365日いつでも利用できます。レポートの最後には、レポートの進捗状況をオンラインまたは電話で確認できるように、レポート識別番号とPINが付与されます。独立した第三者は、日立エナジー本社の特別調査室に通報書を転送します。
倫理ホットラインは各国で利用でき、ホットライン番号は外部サービスプロバイダーのウェブサイトで入手できます。
一部のEU諸国における通報の制限
欧州の特定のデータ保護当局からの指令ゆえに、EU10か国（ベルギー、デンマーク、フランス、ドイツ、ギリシャ、ルクセンブルク、オランダ、ポルトガル、スペイン、スウェーデン）に拠点を置く通報者は、許容される主題についてのみ通報することができます。通報可能なカテゴリーの包括的なリストは倫理ホットラインおよび倫理ウェブポータルで入手することができます。
どのような情報を提供する必要があるか？
通報を行う際には、提供した情報または申し立ては、当該問題に関与する日立エナジーの従業員およびその他の第三者に影響を及ぼす決定につながる可能性があることに留意してください。そのため、知っている限り正確な情報のみを提供するようにしてください。
特別調査室（OSI）が通報を公正かつ徹底的に調査できるよう、通報に関連するすべての事実（日付、何が起こったか、関与した人物を含む）、詳細および説明について、できるだけ詳細な情報の提供をお願いします。詳細が欠如している通報や立証できない通報は、その後の調査や審査をする正当な理由がなくなります。
日立エナジーは、調査期間を通じて連絡が取れるように、通報者に詳細な連絡先を提供するよう強く推奨しています。また、通報者の詳細な連絡先を知ることで、OSIがさらなる情報や協力を必要とする場合に、調査に役立ちます。 ただし、通報は匿名で行うことも可能です。
日立エナジーは、通報プロセス全体を通して機密性を確保するためのあらゆる合理的な措置を講じます。そのため、通報を行う個人は、自身の身元や問題が不適切に開示または悪用されることを恐れるべきではありません。善意でなされた苦情によって、通報者が制裁の対象になることはありません。
通報後の次のステップ
すべての通報は日立エナジーの特別調査室（OSI）に提出され、そこから日立エナジーのインテグリティ責任者に直接報告されます。OSIは、調査を実施するか、或いは適切な場合、レポートを別の部門に委託して調査させるかを決定します。
特別調査室は、関連するすべての事実を収集し、また外部委託されたインテグリティ報告書の管理を監督します。OSIには、複数の地域で活動する専任の調査員がいます。
すべての通報は適切な調査の対象となり、完全に終結するまで実施されます。
日立エナジーは、調査結果に基づいて懲戒的な決定を実施する手順を用意しています。
通報すべきでないこと
上記の通報チャネルは、インテグリティに関する懸念に対して利用できます。職務業績に関連する従業員個別の不平/苦情、および雇用条件に関する苦情は、HR機能に直接伝達されるべきであり、本質的にインテグリティに関する懸念とはみなされません。